10 tips bij de uitbesteding van een communicatie-actie

Meedoen aan een aanbesteding kost firma’s tijd en geld. Belast daarom de markt niet nodeloos door een hele reeks bedrijven zwaar te laten investeren in het opstellen van een gedetailleerde offerte. Werk conform de regelgeving maar houd het beheersbaar en bevatbaar. Werk zoveel mogelijk met mondelinge briefings en presentaties én conform de tien handige tips die de Belgische Association of Communication Companies (ACC) heeft uitgewerkt in samenwerking met een aantal Vlaamse ambtenaren.

De tips zijn praktisch en mikken op een maximaal resultaat – goede offertes – en een optimale samenwerking met de reclamebureaus. Een hoffelijke omgang met bureaus, bijvoorbeeld door het opmaken van een helder bestek en het vermijden van (cryptisch) ambtenarenjargon, draagt daar zeker toe bij. Een heldere projectfocus natuurlijk ook.

1.     Werk bij voorkeur in twee fasen … die elkaar goed aanvullen
2.     Vraag bureaugegevens op via Digiflow
3.     Overlaad uw bestek niet; zoek naar wat firma’s onderscheidt
4.     Vraag geen gedatailleerd mediaplan of deliverables die veel werk vergen
5.     Hoe helderder uw bestek, hoe beter de voorstellen
6.     Stuur uw bestek bij voorkeur naar maximum vier of vijf bureaus
7.     Neem contact op met de vakpers
8.     Geef de bureaus voldoende tijd in elke fase
9.     Laat alle bureaus spoedig de uitslag weten (cf. informatieplicht)
10.     Houd na elke opdracht een evaluatiegesprek.

Voor meer inzicht in hoe de bureauwereld tegen dit onderwerp aankijkt, zie ook de gedragscodes inzake bureaucompetities (“competition charters”) die de ACC samen met de Unie voor Belgische Adverteerders (UBA) opstelde.

Voor meer informatie over de regelgeving op het vlak van overheidsopdrachten en de bekendmaking ervan, zie bijvoorbeeld:

• https://overheid.vlaanderen.be/overheidsopdrachten
• www.belgium.be/nl/economie/overheidsopdrachten/
• www.publicprocurement.be/nl

Update #1: extra argumenten waarom je naar visie en niet naar creatie moet vragen in een bestek, door Tom De Bruyne.

Update #2: en voor wie zich wil verplaatsen naar het perspectief van de bureauwereld zijn er deze tien tips van Chris Van Roey van de UBA (2017-08-03) resp. tien tips van Martine Ballegeer op de site van de UBA (2017-10-27).

Update #3: UBA, ACC en UMA publiceren eerste gezamenlijke charter voor bureauselecties (2019-05-07) met daar een link naar deze pdf van het charter. Bij de ACC, dan weer is, er hun pitch corner.

Dit artikel verscheen eerder elders – op 2013-05-13.