Transparantie en participatie centraal in Routeplanner Complexe Projecten

Sinds vandaag online: de Routeplanner Complexe Projecten, via www.complexeprojecten.be ! Die bevat tal van nuttige instrumenten voor voorlichters & wie participatie wil organiseren of integreren in z’n communicatie – ook in minder complexe projecten ;-) Meer daarover verderop.

Voorgeschiedenis: het decreet, met zes cruciale principes

De routeplanner werd uitgewerkt in uitvoering van het decreet betreffende Complexe Projecten van 25 april 2014, dat nog in werking moet treden. (Het bijhorende uitvoeringsbesluit ligt momenteel voor bij de Raad van State. De inwerkingtreding van de nieuwe procedure is voorzien in het voorjaar van 2015.) Dat decreet mag u zien als een proceduredecreet, bedoeld om iets te doen aan de lange doorlooptijden en de soms moeilijke besluitvorming in complexe projecten door een meer kwalitatieve procesaanpak, waarin dan gelijk ook betere communicatie en participatie aan bod komen.

Artikel 5 § 1 bepaalt dat “De volgende principes staan centraal in de procesaanpak van de besluitvormingsprocedure:

1. het participatiebeginsel
2. open communicatie en transparantie
3. maatwerk inzake de concrete invulling van het proces
4. geïntegreerde en oplossingsgerichte samenwerking
5. gelijktijdige en geïntegreerde aanpak van de onderzoeken en de inspraak
6. procesregie die door de actoren wordt gedragen.

De Vlaamse Regering stelt een methodiek ter beschikking in de vorm van een routeplanner die de procesaanpak van de geïntegreerde besluitvormingsprocedure voor complexe projecten verduidelijkt.”

U merkt het: een fraaie reeks essentiële kernwoorden. Belangrijk aan het decreet zijn:

• focus op het proces in plaats van op procedures
• streven naar een procesregie in samenwerking met diverse actoren (geïntegreerde samenwerking, cocreatie, participatie)
• streven naar maatwerk per project (de regelgeving blijft uiteraard algemeen)
• compartimentering in duidelijk onderscheiden fases met vaste ankers, zodat het “nu is het nog te vroeg / nu is het alweer te laat voor inspraak” syndroom zich niet meer voordoet.

De nieuwe procesaanpak onderscheidt vier fases:

1. de verkenningsfase
2. de onderzoeksfase
3. de uitwerkingsfase
4. de uitvoeringsfase (en naderhand de evaluatie van het project).

De fases zijn gescheiden door drie vaste beslismomenten:

1. de startbeslissing
2. het voorkeursbesluit
3. het projectbesluit.

Ter voorbereiding van het voorkeurs- en het projectbesluit vindt telkens een openbaar onderzoek plaats. In het traject van eerste idee tot en met de uitvoering zijn deze fases, beslismomenten en openbare onderzoeken de vaste ankers in het proces. Het proceduredecreet regelt enkel het strikt juridisch noodzakelijke. Met de routeplanner wordt gefocust op de principes die centraal staan in een kwalitatieve procesmatige aanpak.

Inkijk in de Routeplanner

Als u op de illustratie hierboven klikt, komt u rechtstreeks in de routeplanner. Die …

• is vooral ontworpen om mensen goed op weg te helpen vanuit de juiste inzichten en suggesties, aan de hand van nuttige werkvormen, goede praktijkvoorbeelden en inspirerende cases (bv.  tips hoe je een openbaar onderzoek op een goede manier, actief in plaats van passief in de markt zet, of tips als “organiseer liever infomarkten dan ex cathedra infolezingen waarbij mensen onrustig op hun stoel gaan schuifelen”)
• is modulair (en dus geen “kookboek van A tot Z”: er is niet één pasklare formule voor alle soorten projecten)
• is evolutief: doordat er steeds nieuwe werkvormen of cases worden uitgedacht of geperfectioneerd, is het catalogusgedeelte van de routeplanner immer onder constructie
• is ook bruikbaar in projecten die niet onder het toepassingsgebied vallen van het decreet Complexe Projecten. (Terzijde: complexe projecten zijn daarom niet enkel uitzonderlijke projecten op grote schaal. Bv. een gemeentebestuur dat het van strategisch belang acht om de verspreid liggende sportterreinen van een reeks clubs te herlokaliseren naar één gezamenlijke locatie met goed uitgebouwde voorzieningen, kan dat project ook al onder de toepassing zien vallen.)
• zal in de toekomst ook een overzicht bieden van lopende “complexe projecten”
• heeft ook een contactformulier waarmee je een afdrukbare versie kunt aanvragen.

Opvallende items voor communicatieprofessionals:

• het inzicht: denk na over de rollen en vaardigheden die je in je projectteam nodig hebt vooraleer je aan je project begint
• het aanmeldingsloket (het projectteam engageert zich om aanspreekbaar te zijn / de website voorziet echter geen apart “community” gedeelte)
• de rubriek met goede voorbeelden (permanent in opbouw)
• de rubriek met codes van goede praktijk, momenteel inzake participatie (pdf van 186 kB) en inzake adviesverlening (pdf van 174 kB)
• het hoofdstuk met uitleg bij de zes cruciale principes van de nieuwe procesaanpak (cf. art. 5 §1)
• het hoofdfstuk organiseren van participatie in de verkenningsfase (essentiële richtlijnen: bepaal de krijtlijnen van participatie, geef participatie een duidelijke plaats in het planningsproces, kies voor doelgerichte communicatie, en maak publiek bekend wat met de inspraak gebeurt
• het hoofdstuk participatie in de onderzoeksfase (essentiële richtlijnen: zorg voor duidelijke spelregels, en ga in gesprek met de burger, de stakeholders, de politieke overheden en [andere] private partijen)
• het hoofdstuk participatie in de uitwerkingsfase (essentiële richtlijnen: zorg ook nu voor duidelijke spelregels, ga ook nu in gesprek met de burger, stakeholders & politieke overheden, en zorg voor het samenlopen met de eerder “gesloten” processen als aanbestedingsprocedures of ontwerpwedstrijden)
• het hoofdstuk monitoring en evaluatie aan het slot van de uitvoeringsfase
• de begrippenlijst.

Meer weten?

• Ruimte Vlaanderen organiseerde tussen oktober en december 2014 informatiedagen over het decreet Complexe Projecten, het Omgevingsvergunningsdecreet en het Handhavingsdecreet. Die sessies waren in de eerste plaats bedoeld voor de “lokale beleidsmakers, de milieuambtenaren en de ambtenaren ruimtelijke ordening van intercommunales en van de gemeentelijke, provinciale en gewestelijke overheden. Ook toezichthouders, politieagenten en parketmedewerkers die werken aan de handhaving van ruimte en milieu, zijn welkom.” De presentaties zijn ondertussen beschikbaar via het Omgevingsloket.
• De routeplanner is een initiatief van de departementen Leefmilieu, Natuur en Energie (LNE), Mobiliteit en Openbare Werken (MOW) en Ruimte Vlaanderen (voorheen RWO) van de Vlaamse overheid. Zie ook: www.omgevingsloket.be + www.mervlaanderen.be + www.mobielvlaanderen.be.
• Bij het maken van de routeplanner diende de Consultatiecode van de dienst Wetsmatiging van het Departement Bestuurszaken als input.
• Er is ook de toolbox Projectmanagement van het Agentschap voor Overheidspersoneel (AgO, beleidsdomein Bestuurszaken), al werd het facet communicatie nog niet grondig en in dialoog uitgewerkt in het bijhorende stappenplan.
• Lees ook onze eerdere blogposts: die over het handboek “Interactieve beleidsplanning” met daar ook tal van links (artikel van 2013-10-17), die over “de vierde definitie” van prof. Filip De Rynck en over omgaan met verschillen (artikel van 2013-11-19), die over de verschillende rollen die overheden & hun stakeholders opnemen (gepost 2014-07-25), en ons verslagje van de dialoog met Marije Van den Berg over “koningen en koninginnen worden van andere werkvormen” (gepubliceerd op 2014-05-15). De Rynck en Van den Berg zijn bovendien twee van de vijf keynotesprekers op de inspiratiedag die we organiseren op 2014-12-09!

Update: het decreet trad ondertussen in werking op 1 maart 2015 (zie het Besluit van de Vlaamse Regering van 12 december 2014, verschenen in het Belgisch Staatsblad van 21 januari 2015).

Dit artikel verscheen eerder elders – op 2014-10-06.