2015-07-14
Een reactie plaatsen
door P. Vandenberghe Blogpost

Een snelle introductie tot de Open Space werkvorm

Open Space is fantastisch, iedereen moet daar ’s van geproefd hebben! Dàt was toch mijn gevoel nadat ik met de werkvorm kennismaakte toen een fijne club mensen het over open policy making had tijdens de Unconference na EuroPCom 2014. Open Space kwam me meteen over als de meest efficiënte en misschien ook de leukste vergadervorm tout court. En gingen “wij van de communicatie” geen “koningen en koninginnen worden van nieuwe werkvormen” zoals Marije van den Berg ons zo overtuigend aanbeval?

Hoe kun je snel en efficiënt een aantal onderwerpen besproken krijgen met “de energie die in de kamer aanwezig is”, bv. na afloop van een congres? The mighty Anthony Zacharzewski deed het ons als volgt voor:

  1. intro: opzet & werkvorm duidelijk maken, incl. de wet van 2 voeten (ga en sta waar je wil, je hoeft nergens te blijven, hang de tourist niet uit maar ga elders bijdragen) of hoe je een hommel of een bij kunt zijn (kruisbestuivend van sessie naar sessie hoppend met een originele inbreng) dan wel een vlinder die gewoon fladdert en misschien meer doet buiten de sessies om
  2. tekenen van een eenvoudig rooster (“grid van x aantal plekken en x aantal sessies op een vel papier dat iedereen kan zien (bv. op een afgedankte flipchart)
  3. uitnodigen dat iedereen die een onderwerp wilt aansnijden naar voor komt, en kort zegt waarover ze het willen hebben met de groep ; de onderwerpen worden opgeschreven op een post-it en iemand van de groep hangt ze in het rooster
  4. korte rondvraag wie wat wanneer het liefst “geprogrammeerd” ziet (bv. omdat die vroeger door moet of omdat een reeks mensen absoluut aan twee sessies wil deelnemen die daardoor niet tegelijk mogen plaatsvinden) ; de post-its worden snel verhangen, en klaar is kees (de eerste vier stappen duren nog geen kwartier)
  5. elke groep kiest zijn hoek op een manier dat ze de anderen niet storen en de sessies beginnen
  6. eventueel een kort signaal om aan te geven dat er elders een nieuwe sessie begint (hoeft daarom niet, mensen organiseren zichzelf)
  7. achteraf (na pakweg een uurtje): rapportering door de initiatiefnemers voor elke sessie in de plenaire groep.

Voor wie nog niet vertrouwd is met de vorm, bij deze een snelle tour d’horizon met erg veel dank aan Stien Michiels en ook aan Pascal van Loo en aan alle zoekmachines en SEO-slimme contentmakers ter wereld ;-) En uiteraard aan Owen Harrison, geestelijke vader & auteur van “Open Space Technology – A Users Guide“.

Voor een eerste, bondige samenvatting zie:

“Open Space is een participatieve werkvorm waarbij de deelnemers hun eigen agenda maken op basis van de vragen en interesses die hen hier-en-nu bewegen. Zij bepalen zelf wanneer ze aan die vragen werken en met wie. Het resultaat is een groep die zich organisch opsplitst in kleinere groepen. Voortdurend worden er nieuwe groepjes gestart en worden ze ‘op tijd’ gestopt. De resultaten van al dat werken wordt verzameld, er worden verbanden gelegd en tenslotte volgt het engagement: wie doet wat?” Bron: http://lemniscaatmethode.com/2014/06/14/de-open-space-houding-wat-biedt-het-de-leidinggevende/

“Open Space is afgeleid van ‘de koffiepauze’. De uitvinder van Open Space (Harrison Owen) merkte tijdens een conferentie dat de echt belangrijke onderwerpen tussen de bijeenkomsten door werden besproken. Tijdens de koffiepauze spraken deelnemers enthousiaster over het onderwerp dan in het officiële programma. Wat verklaart het succes van de koffiepauze? Je praat over dingen waarover je graag praat, met de mensen met wie je wilt praten, en zolang het interessant genoeg is. Dat zijn precies de spelregels van Open Space!” Bron: www.thinkpublicadvies.nl/de-open-space-overheid

“Open Space maakt dat mensen zichzelf gaan organiseren en verantwoordelijkheid nemen voor de bestaande problemen en de oplossing daarvan. Ze participeren, stemmen af en werken samen.

  • Diversiteit wordt een hulpbron, in plaats van een probleem.
  • Deelnemers voelen zich gehoord en erkend.
  • Er komen nieuwe, productieve samenwerkingsverbanden tot stand.
  • Nieuwe, creatieve en onverwachte ideeën zien het levenslicht.
  • Het gemeenschaps- (wij)gevoel wordt versterkt, of gecreëerd.
  • Bij meerdaagse sessies worden concrete acties geprioriteerd en plannen uitgewerkt.”
  • Bron: www.openspacenu.nl/over-open-space/

“Zoals één van de deelneemsters teruggaf: ‘De opzet van Open Space sprak mij erg aan. Op deze manier laat je deelnemers met elkaar in gesprek gaan over onderwerpen die zij zelf van belang vinden’.” Bron: http://iloneblaauw.nl/wp-content/uploads/openspace-flyer1.pdf (571 kB).

Voorwaarden voor Open Space? “The essential preconditions are:

  • a relatively safe neutral environment.
  • High levels of diversity and complexity in terms of the elements to be self-organized.
  • Living at the edge of chaos. Nothing will happen if everything is sitting like a lump.
  • An inner drive towards improvement. e.g. a carbon atom wants to get together with other atoms to become a molecule.
  • Sparsity of connections.”
  • Bron: http://en.wikipedia.org/wiki/Open_Space_Technology

Of ook: “it works best under the following conditions:

  • the topic of the meeting involves a real issue
  • the participants really care about that issue
  • the issue has so much complexity that no single person or small group can fully understand it
  • the issue requires highly diverse skills and people for a successful resolution
  • the participants have genuine passion about the issue; which can often include conflict
  • the issue requires immediate action (a ‘decision time of yesterday’).”
  • Bron: https://itcilo.wordpress.com/2008/08/05/facilitation-method-open-space-methodologytechnology/

Wat met andere werkvormen? De Open Space werkvorm hoeft niet noodzakelijk in de context van Large Scale Interventions gebruikt te worden, maar kan ook in kleinere contexten passend zijn. Je kunt er ook klassieke vergaderbijeenkomsten een nieuwe dynamiek mee geven, imho. Zie bv. www.creatiefdenken.com/open-space-methode.php

Honger naar meer?

 

Dit artikel verscheen eerder elders – op 2015-07-14.

Getagged , , , , ,

Bedenkingen? Aanvullingen? Correcties? Lof? Reageer!

Deze site gebruikt Akismet om spam te bestrijden. Ontdek hoe de data van je reactie verwerkt wordt.